Zu Beginn eines Projektes ist es notwendig sich mit dem Projektauftraggeber und den Nutznießern des Projekts über den Inhalt und die Ziele des Projekts auszutauschen. Dieser Austausch wird idealer Weise in Form eines Workshops durchgeführt, in dem die Beteiligten in einem Brainstorming Ihre Ideen, Erwartungen, Ziele und Aufgaben des Projekts äußern und ein erster Versuch zur Abgrenzung des Projektumfanges erörtert wird.

Im Projektauftrag wird das Projektziel eindeutig und vollständig, messbar, realisierbar und terminiert definiert. Die wichtigsten Anforderungen an das Projektergebnis, die späteren Abnahmekriterien und die Abgrenzung des Projekts werden beschrieben.

Zu Beginn wird ein Entwurf erstellt, welcher die Grundlage der nach folgenden Prozesseschritte darstellt. Nach Abschluss sämtlicher Arbeitsschritte der I. Prozessgruppe werden der Start- und der Endtermin sowie Projektkosten in die Endfassung des Projektauftrages übernommen.

Im Rahmen der Auftragsklärung dient die Ausgangsanalyse der Untersuchung des Projektgegenstands und des Projektumfelds (PMI spricht von Stakeholderannalyse, IPMA von der Projektumweltanalyse).

Alle Personen, Interessengruppen, Behörden und Institutionen, die auf das Projekt Einfluss nehmen können werden aufgelistet und entsprechend Ihrem potentiellen Einfluss gegliedert. Ziel dieser Analyse ist einen auf das Projektumfeld bezogenen Maßnahmenkatalog zu erstellen, welcher vom Projektteam durchgeführt werden sollte, um die Projektziele zu realisieren.

Bei einem öffentlichen Projekt ist diese Analyse von großer Bedeutung, da hier auch die Maßnahmen des Projektmarketings und der Werbung erstmalig erörtert werden.

Das Projekt wird im Rahmen der Grobplanung in einem Projektstrukturplan nach objektiven, funktionalen und/oder zeitlichen Kriterien heruntergebrochen. Je nach Projektumfang werden Teilprojekte definiert, Arbeitspakete sowie Meilensteine festgelegt.

Der Projektstrukturplan wird üblicher Weise für jede Projektphase separat definiert, kann aber auch auf das Gesamtprojekt ausgedehnt werden. Durch Einführung eines Gliedercodes und einer farblichen Unterscheidung bzgl. des Projektfortschritts wird der PSP zu einem hervorragendes Dokument zur Darstellung des Projektfortschrittes auf einer übergeordneten Ebene.

Aus den im Strukturplan (PSP) benannten Arbeitspaketen werden die erforderlichen Qualifikationen abgeleitet und in Form einer Rollenbeschreibung für das Projekt zusammengefasst.

Wichtig für einen erfolgreichen Aufbau der Projektorganisation ist die klare Festlegung der Rollen und Gremien mit deren Entscheidungskompetenzen, Verantwortlichkeiten und Berichtswegen. Dies erfolgt idealer Weise in einem Aufgaben-Funktionen-Diagramm mit Zuteilung von Durchführungsverantwortung, Mitarbeit, Beratung und Information pro Projektrolle und Arbeitspaket.

Das Projektorganigramm kann erst in einem späteren Schritt nach Zuteilung der Ressourcen (Mitarbeiter, Auftragnehmer, Software, Erfüllungsorte, etc.) erfolgen.

Risiken, die das Projektziel gefährden können, die aber eventuell bewusst eingegangen werden, werden identifiziert. In der Risikoanalyse wird das potenzielle Risiko mit Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit eingeschätzt. Präventivmaßnahmen zur Vermeidung und Gegenmaßnahmen für den Fall des Eintritts werden erarbeitet, kostentechnisch bewertet sowie direkt oder in Form von Risikozuschläge in die Kostenplanung mit aufgenommen.

Der Kommunikations- und Dokumentationsaufwand in einem Projekt hat großen Einfluss auf die Kosten und den Projekterfolg. Daher ist es ratsam den Austausch von Information innerhalb eines Projektteams sowie mit externen Lieferanten und Auftragnehmern im Zuge der Projektplanung zu definieren. Im Projektkommunikations- und Dokumentationsplan wäre mindestens folgendes festzulegen:

• Kommunikationsarten (mündlich, per Email, per Brief oder per Fax)
• Protokollierung von Besprechungen
• Regelmäßiges Berichtswesen, Auflistung der zu erstellenden Berichte mit Inhalten, Intervallen und Verteilerlisten
• Nummerierung der Kommunikation ja oder nein
• Speicherung sämtlicher Kommunikation und Dokumentation
• fortlaufende Dokumentation der Projekt-Ergebnisse erfolgt im Dokumentationsplan (Projekt-Handbuch), auch bekannt unter dem Bergriffen Projekt-Zeichnungsverzeichnis oder Projekt-Register
• End-Dokumentation, Gliederung, Art der Dokumentation (Papierdokumentation oder elektronisch), Anzahl der zu übergebenen Exemplare

Für die Erstellung des Terminplanes ist es notwendig alle Vorgänge zur Erfüllung des Liefer- und Leistungsumfanges sowie alle Maßnahmen aus der Umfeld- und Risikoanalyse zu erfassen und entsprechend dem PSP zu gliedern.

Danach erfolgt eine erste Aufwand- und Ressourcenschätzung um die Zeitdauer pro Arbeitspaket zu ermitteln.

Nach Festlegen der Vorgangsfolgen kann nun ein vorläufiges Terminfenster pro Arbeitspaket errechnet werden.

Nach Zuteilung der Ressourcen (Mitarbeiter, Auftragnehmer, Software, Erfüllungsorte, etc.) entsprechend der konkreten Verfügbarkeiten wird der endgültige Terminplan erstellt, der die Basis für die spätere Abwicklung darstellt.

Die Verfügbarkeiten sind im Mitarbeitereinsatzplan auf Basis der Terminkalender aller Projektteammitglieder festgehalten. Auf dieser Basis entsteht ein verbindlicher Durchführungsplan (Balken- oder Netzplan) mit konkreten Terminen (Dauer).

Die Vereinbarungen über Lieferungen und Leistungen aller Vertragspartner werden im Rahmen eines internen und externen Vertragsmanagements schriftlich im Projektvertrags-Register dokumentiert. Dieser Register orientiert sich am Projektstrukturplan und listet alle Verträge zur Lieferung und Leistungen und gibt Auskunft über Start- und Enddatum, Zahlungs- und Liefertermine, Gewährleistungs- bzw. Garantiezeiten, Bürgschaften, etc.

Zu diesem Arbeitspaket gehört auch die Erstellung einer Prozedur zum Änderungsmanagement (Änderungsantrag, Änderungsauftrag). Sämtlich Vertragsänderungen oder Erweiterungen werden im Projektvertrags-Register archiviert.

Die Projektkostenplanung ist in großem Maße von dem Produkt, welches in dem gegenständlichen Projekt erstellt wird abhängig. Es ist daher ratsam die Kostenschätzung entsprechend dem Projektstrukturplan zu gliedern und die Kosten pro Ressource (Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik, IT-Systeme, , Räumlichkeiten, Lizenzen, etc.) zu ermitteln.

Wichtig für die Erstellung des PKP ist die Kenntnis über die vertraglichen Verpflichtungen und die sich daraus eventuell ergebenden Zusatzkosten für Abstimmungsaufwand, Revisionen, Freigabeverfahren, Terminverzögerungen, Projektunterbrechungen und Wiederbeginn oder Projektabbruch ergeben können. Auch wenn zu Projektbeginn nur wenige vertragliche Verpflichtungen bestehen, so sind die in dem PKP getroffenen Annahmen in den späteren Vertragsverhandlungen zu berücksichtigen.

Im Anlagenbau ist die Klassifizierung der AACE International gebräuchlich, die je nach Projektphase (Reifegrad des Projekts) verschiedene Kostenschätzungsmethoden und Kostengenauigkeiten definiert.

Im Beschaffungsplan werden sämtliche Lieferungen für das Projekt gelistet und gruppiert, die anzufragenden Lieferanten angegeben und Liefertermine genannt. Der Beschaffungsplan bildet die Grundlage für die Einkaufsplanung.

Nach Abschluss sämtlicher Arbeitsschritte der I. Prozessgruppe werden der Start- und der Endtermin sowie Projektkosten in die Endfassung des Projektauftrages übernommen und die Kernaussagen in einem Projekt-Abwicklung-Plan zusammengefasst. Der Projekt-Abwicklung-Plan ist ein Schlüsseldokument für die folgenden Prozessgruppen und sollte von jedem Projektteammitglied zu Beginn seiner/ihrer Mitarbeit im Projekt gelesen werden.