Zur Übergabe der Projektergebnisse geregelter Übergabeprozess zu definieren. Idealer Weise wird dieser Übergabeprozess schon im Projektauftrag zu Beginn des Projektes (Prozessgruppe I) entworfen.
Dieser Übergabeprozess erfolgt bei den meisten Projekten schrittweise, um einerseits die Projektorganisation mehr und mehr aus Ihrer Verantwortung zu entlassen und andererseits den Kunden bzw. Nutzer des Projekts zu schulen bzw. anzulernen die Projektergebnisse optimal zu nutzen.

Bei einem Anlagen-Investitionsprojekt, z. B. einer Fertigungs- oder Produktionsanlagen ist der Projektübergangsprozess mit einer Inbetriebnahme gekoppelt. Der Kunde bzw. spätere Betreiber der Anlage wird in die Inbetriebnahme-Prozesse sukzessive eingebunden und erlernt vom Projektteam das „Fahren“ der Anlage bis nach einem Probebetrieb oder dem Garantielauf die formelle Übergabe mit dem Gefahrenübergang abgeschlossen wird.

Handelt es sich bei dem Projekt um eine Umstrukturierung, ein Outsourcing einer Dienstleistung oder um eine Verfahrensänderung (Änderung des Einkauf- oder Genehmigungsprozesses) spricht man meist von einer Testphase, die der ein beschränkter Benutzerkreis die Projektergebnisse prüft bevor das Rollout des Produktes erfolgt.

Nach Übergabe der Projektergebnisse, dem Rollout oder dem Garantielauf erfolgt die End-Dokumentation und Archivierung der Projektergebnisse. Die End-Dokumentation erfolgt auf Grundlage des Projektkommunikations- und Dokumentationsplans (Prozessgruppe I).

Wikipedia bezeichnet Lessons Learned als gewonnene Erkenntnisse oder Projekt-Retrospektive und definiert dies als schriftliche Aufzeichnung und das systematische Sammeln, Bewerten und Verdichten von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Fehlern und Risiken in Projekten. Deren Beachtung und Vermeidung kann sich als nützlich für zukünftige Projekte erweisen. In strukturierter, zugänglich archivierter Form, beispielsweise in Form einer Projektdatenbank, dienen sie der Vorbereitung ähnlicher Projekte. Die Betrachtung einer größeren Anzahl solcher Dokumente über eine Reihe von Projekten hinweg kann zu Ideen führen, wie das Projektmanagement einer Organisation strukturell verbessert werden kann.

Obwohl der Grundgedanke der geordneten Weitergabe des Erlernten von einem Projektteam zum nächsten wünschenswert ist, sollte der Aufwand zur Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank im Verhältnis zum Nutzen kritisch betrachtet werden.

Im Zuge der Fertigstellung des Projektes sind die benötigten Projekt-Ressourcen (Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik, IT-Systeme, Räumlichkeiten, Lizenzen, etc.) aufzulösen

Unter dem Begriff kaufmännischer Projektabschluss versteht man die Beendigung (oder Übergabe an den Nutzer oder Kunden) sämtlicher Verträge, die im Zuge des Projektes geschlossen worden sind. Dazu gehören Verträge zur Lieferungen von Waren, Maschine und Anlagen sowie Dienstleistungsverträge zur Herstellung, zur Errichtung, zum Bau oder zur Produktion von Projektteilergebnissen.

Der kaufmännische Projektabschluss orientiert sich am Projektvertrags-Register, welches in der Prozessgruppe I erstellt und in der Prozessgruppe II fortlaufen aktualisiert worden ist.

Im Rahmen einer Nachkalkulation wird die Planung den tatsächlichen Aufwänden, Terminen und Kosten gegenübergestellt. Die erreichten Nutzendimensionen können und sollten im späteren Verlauf zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeitsrechnung ermittelt werden.

Der Projektleiter stellt sicher, dass das Projektziel und Ergebnis vollständig und in der vereinbarten Qualität gemäß den Abnahmekriterien vorliegen. Der Auftraggeber bzw. Kunde nimmt das Ergebnis formal ab und entlastet den Projektleiter.

Die dem Projektleiter entsprechend des Projektauftrages und der Projekt-Rollenbeschreibung (siehe Prozessgruppe I) übergebenen Pflichten und Befugnisse werden dem Projektleiter formell durch die Entlastung entzogen.